BHP laat zien hoe vijf minuten feedback meer oplevert dan een uur vergaderen

Leestijd deze nieuwsbrief: 3 minuten Opbrengst: minstens 3 uur per week...

We weten het, maar doen het toch: vergaderen is de nationale volkssport. Een volle agenda voelt als status, en “even inplannen” is de corporate variant van snoozen. Ondertussen verdampen uren, beslissingen worden uitbesteed aan “de volgende keer”, en iedereen vertrekt met actiepunten zonder eigenaar. Waarom trakteren we onszelf hierop? Omdat niemand wordt afgerekend op de kosten van twaalf mensen die elkaar nieuws voorlezen dat ook in een memo past.

En toen las ik in de Financial Times de column van Pilita Clark—“The CEO trying to end the curse of the pointless meeting”. Over Mike Henry, de CEO van mijnbouwer BHP, die na élke managementmeeting een vijf minuten feedback ronde laat doen. Niet anoniem mopperen, maar gestructureerd, via een app, als onderdeel van het BHP Operating System. Checklists. Heldere vragen. Agenda uiterlijk 24 uur vooraf. De juiste mensen aan tafel. En stoppen als het niet nuttig blijkt. Ja: middenin. Dat is geen botte bijl; dat is volwassen besturen.

Klinkt streng? In werkelijkheid is het bevrijdend. Je dwingt drie dingen af die elke organisatie zegt te willen maar zelden organiseert:

1. Scherpte: waarom zitten we hier, wat is het doel, wat is de uitkomst?

2. Eigenaarschap: wie neemt welk besluit, met welke deadline?

3. Discipline: op tijd beginnen, op tijd klaar, of eerder, als het klaar ís.

De standaardreflex volgt voorspelbaar: “Wie hééft tijd om feedback te geven?” Alsof vijf minuten aandacht voor effectiviteit duurder is dan zestig minuten inefficiëntie. De BHP-aanpak temt ook het bekende kantoor-politieke bezwaar (“mensen vleien de baas, naaien de rivaal”) met gestandaardiseerde vragen: begon het op tijd, hield de voorzitter koers, droeg het bij aan de bedrijfsdoelen? Clark beschrijft hoe zelfs de feedback óver de feedback wordt gebruikt—niet om bureaucratie te kweken, maar om consistent te blijven sturen op uitkomst in plaats van op bezigheidstherapie.

Voor familiebedrijven en langetermijneigenaren is dit geen detail maar strategie. Tijd is kapitaal; cultuur is een concurrentievoordeel. Je hoeft geen BHP te zijn om BHP-gedrag te vertonen. Een middelgroot bedrijf met lef en een beetje tools kan morgen beginnen. Geen monsterprogramma, wél nieuw ritueel.

Mijn voorstel voor een BHP-achtige mini-routine (copy-pastebaar):

1. Waarom live? Kan het in een memo van één pagina, dan is dat het format.

2. Wie móét erbij? Minder dan je denkt. Maximaal zeven.

3. Wat is de uitkomst? Eén besluit/owner/deadline. Hoe makkelijk is dat...

4. Agenda 24 uur vooraf. Onvolledig of ontijdig? Dan gaat de meeting niet door.

5. Timer aan. Start op tijd, eindig op tijd, stop eerder als het klaar is.

6. Vijf minuten feedback, meteen. Eén app, dezelfde vragen, open met alle deelnemers.

7. Meet op bedrijfsdoelen. Geen “goede sfeer”-score, wél voortgang op KPI’s.

Wat levert dit concreet op? Snelheid (besluiten schuiven niet meer door), focustijd (mensen die niets bijdragen krijgen hun tijd terug) en transparantie (als de voorzitter afdwaalt, ziet iedereen dat). En ja, het vraagt iets van leiders: de bereidheid om zélf onderdeel van het systeem te zijn. De lef om een overleg te beëindigen als het geen waarde toevoegt. De discipline om “druk” niet langer te verwarren met “nuttig”.

Clark wijst erop dat wereldwijd miljoenen meetings per dag plaatsvinden, waarvan meer dan zeventig procent ineffectief is. Dat is geen beroepsrisico; dat is economische zelfdestructie vermomd als samenwerking. In drie minuten lezen kun je dat patroon doorbreken, door morgen één overleg te schrappen en één overleg zichtbaar beter te maken.

Begin klein. Kies de meest irritante wekelijkse call. Herschrijf ’m volgens de zeven punten. Tel de vrijgespeelde uren. Investeer die in wat wel telt: klanten, product, mensen.

De organisatiecultuur is geen museum. Jij bent de conservator. Haal de stoffige stukken weg, en laat de topstukken meer licht krijgen. BHP liet zien hoe. De rest van ons heeft geen excuus meer.

Weet je welkom om van gedachten te wisselen over gedrag, communicatieve vaardigheden en effectiviteit. Of bijvoorbeeld over het vinden en selecteren van mensen die positief, meetbaar en effectief een bijdrage aan succes leiden.

Warme groet,

Aege